Crear recibos y certificados con la combinación de correspondencia de Word
Aprende como crear recibos y certificados con la combinación de correspondencia de Word

Muchos se preguntaran qué es la combinación de correspondencia, esta es una herramienta muy útil en Microsoft Word que permite crear documentos personalizados de manera eficiente, especialmente útil para la generación de certificados, recibos y otros documentos similares en grandes cantidades. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión y la consistencia en la información que se presenta en cada documento.
Personalmente, lo he utilizado para crear Recibos de nómina de una pequeña empresa que no tenía sistema de gestión y debía recibos de muchas mensualidades anteriores a los trabajadores, así como tambien para el envío de reconocimientos personalizados vía correo electrónico.
En su forma más básica, la combinación de correspondencia implica la fusión de un documento principal en Excel, que actúa como una base de datos, con listas de datos, como nombres, direcciones o cualquier otra información variable. Word toma estos datos para completar la plantilla con los datos proporcionados, y genera automáticamente documentos individuales, personalizados con la información específica de cada entrada en la lista de datos.
Cómo funciona la combinación de correspondencia
El proceso de combinación de correspondencia se puede dividir en varios pasos simples:
- Crear el documento principal: Este es el documento que servirá como plantilla para los documentos finales. Aquí es donde se define el diseño y el formato del documento, así como cualquier texto fijo que se mantendrá igual en todos los documentos generados.
- Importar la lista de datos: Luego, se importa la lista de datos que contiene la información variable que se insertará en el documento principal. Esta lista puede provenir de una hoja de cálculo de Excel, una base de datos o simplemente una lista de contactos en Word. Debes “Seleccionar destinatarios” y posteriormente dar click en “Usar una lista existente”. Se selecciona la tabla y cada uno de los campos de origen de datos y su ancla en la plantilla.
- Insertar campos de fusión: En el documento principal, se insertan campos de fusión que actúan como marcadores de posición para la información variable. Estos campos se corresponden con los encabezados de columna en la lista de datos.
- Realizar la fusión: Una vez que se ha configurado el documento principal y se ha importado la lista de datos, se ejecuta el proceso de fusión. Word combina automáticamente el documento principal con los datos, reemplazando los campos de fusión con la información correspondiente de la lista de datos.
- Revisar y finalizar: Después de la fusión, se revisa y se verifica cada documento generado para asegurarse de que la información se haya insertado correctamente. Se pueden realizar ajustes según sea necesario antes de guardar o imprimir los documentos finales.
Importante: Es necesario indicar al importar el número de las filas que desean tomarse en cuenta para generar el documento, puesto que de otro modo se generan muchos documentos en blanco al tomar la totalidad de filas del documento excel y se puede “guindar el sistema”.
Beneficios de la combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia ofrece una serie de beneficios significativos:
- Ahorro de tiempo: Automatiza el proceso de creación de documentos personalizados, lo que libera una cantidad considerable de tiempo, especialmente cuando se trata de generar documentos en grandes cantidades.
- Precisión: Reduce el riesgo de errores humanos al eliminar la necesidad de ingresar manualmente la información en cada documento. La información se toma directamente de la lista de datos, lo que garantiza la precisión en cada documento generado.
- Consistencia: Garantiza que todos los documentos generados sigan el mismo formato y estilo, lo que brinda una apariencia profesional y coherente.
- Personalización: Permite la personalización de cada documento con información específica para cada destinatario, lo que mejora la relevancia y la efectividad del mensaje.
- No requiere inversión en un software adicional: Es posible ahorrar dinero al no tener que utilizar un sistema adicional a los que tiene generalmente cualquier ordenador.
- Correos masivos: En combinación con Outlook, es posible enviar de forma automática cientos de correos electrónicos de forma independiente.
Formato del texto y números en la combinación de correspondencia
Para garantizar que los documentos generados mediante la combinación de correspondencia sean claros, profesionales y fáciles de entender, es fundamental prestar atención al formato del texto y los números. A continuación, se presentan algunas pautas importantes a considerar:
Formato de texto
- Tipografía consistente: Utiliza una tipografía clara y legible para todo el texto en el documento. Se recomienda mantener la consistencia en el estilo de fuente, tamaño y color para una apariencia profesional.
- Encabezados y subtítulos: Utiliza encabezados y subtítulos para organizar el contenido y mejorar la legibilidad del documento. Asegúrate de que los encabezados sean más grandes y estén resaltados para destacar la estructura del documento.
- Alineación y espaciado: Mantén una alineación y espaciado uniformes en todo el documento para una presentación ordenada y fácil de seguir. Utiliza sangrías y espacios adecuados entre párrafos para una apariencia limpia.
Formato de números
Cuando se agregan cantidades o fechas es necesario realizar una configuración adicional en las plantillas para que los datos se importen adecuadamente.
Para ello selecciona la opción Activar o desactivar códigos de campo MergeField (también puedes pulsar las teclas ALT+F9).
- Formato de moneda: Si estás generando recibos o documentos financieros que incluyen cantidades de dinero, asegúrate de formatear correctamente los números como moneda. Especifica el símbolo de la moneda y el formato de separación de miles y decimales según las convenciones locales. Para este campo se debe utilidar el siguiente código: {MERGEFIELD número \# $####,0.0}.
- Formato de fechas: Si los documentos incluyen fechas, asegúrate de darles formato de manera consistente y fácilmente comprensible. Para ello se incorpora el siguiente codigo: {MERGEFIELD fecha \@ «MMMM d, aaaa»} Se deben respetar las mayúsculas y minúsculas. Además, debe utilizar las comillas. Utiliza el formato de fecha apropiado según la región (por ejemplo, DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA) para evitar confusiones.
- Precisión de los números: Verifica que los números se muestren con la precisión necesaria. Si estás trabajando con cantidades decimales, asegúrate de especificar el número de decimales que deben mostrarse y considera el redondeo adecuado según sea necesario. El codigo para que se puedan ver los decimales o no correctamente es {MERGEFIELD número \# $####,0.0
- Formato de teléfono: Para que los teléfonos se muestren adecuadamente es importante incorporar este codigo en el campo correspondiente: {MERGEFIELD teléfono \# ###’-‘###’-‘#####} es fundamental que el guion se encuentre entre comillas simples y no dobles.
Al finalizar queda algo mas o menos asi de acuerdo a cada campo:

Al programar la combinación de correspondencia en Word, es importante utilizar las funciones de formato disponibles para garantizar que el texto y los números se presenten correctamente en los documentos generados. Además, realizar pruebas y revisiones periódicas es fundamental para asegurarse de que el formato sea el adecuado en cada caso.
Aplicaciones prácticas de la combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia en Word tiene una amplia gama de aplicaciones prácticas en diversos contextos. A continuación, se presentan algunos ejemplos concretos junto con sus beneficios y desafíos asociados:
Ejemplo 1: Generación de Certificados Académicos
Imagina una institución educativa que necesita generar certificados académicos para sus estudiantes al finalizar un curso. Con la combinación de correspondencia, la institución puede crear un documento principal con el diseño del certificado y luego importar una lista de estudiantes con sus nombres y logros académicos. La función de combinación de correspondencia automatiza el proceso de generar certificados personalizados para cada estudiante, lo que ahorra tiempo y garantiza la precisión en la información.
Ejemplo 2: Envío de recibos
Una organización que necesita enviar recibos de donaciones a sus donantes como agradecimiento por su contribución, o una empresa pequeña que necesita emitir recibos de pago. Utilizando la combinación de correspondencia, la organización puede crear un documento principal que incluya detalles y luego importar una lista de nombres y montos. Esto permite generar recibos personalizados de manera eficiente.
Otras alternativas para la combinación de correspondencia
Además de Microsoft Word, existen otras alternativas para realizar la combinación de correspondencia, como Google Docs con complementos de fusiones de correspondencia, software de gestión de relaciones con clientes (CRM) que incluyen funciones de combinación de correspondencia, y aplicaciones especializadas de terceros diseñadas específicamente para esta tarea.
- Google Docs: Permite realizar combinaciones de correspondencia utilizando plantillas de documentos en línea y datos almacenados en hojas de cálculo de Google Sheets.
- Software CRM: Algunos software CRM, como Salesforce o HubSpot, ofrecen funcionalidades de combinación de correspondencia integradas para enviar correos electrónicos personalizados a clientes y prospectos.
- Aplicaciones Especializadas: Hay aplicaciones de terceros, como Mailchimp o Adobe InDesign, que ofrecen capacidades avanzadas de combinación de correspondencia junto con funciones de diseño y marketing.
En conclusión, la combinación de correspondencia en Word es una herramienta versátil que ofrece una manera eficiente de crear documentos personalizados en masa. Con una comprensión adecuada de cómo utilizar esta función y un buen formato de texto y números, los usuarios pueden beneficiarse enormemente al automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo en su flujo de trabajo diario. Sin embargo, es importante considerar los requisitos específicos de cada aplicación y explorar otras alternativas disponibles para encontrar la mejor solución para cada situación.